Архивные вести

Это наша с тобой биография, или Трудовой путь в документах

Светлана Гришина

Необходимость обратиться в областной архив по личному составу может возникнуть у  любого вологжанина. В 2014 году архив переехал в новое здание, в котором созданы комфортные условия и для сотрудников, и для посетителей. Об истории учреждения, особенностях его работы рассказывает  директор Оксана Потылицына.

Оксана ПотылицынаОксана Николаевна, архив по личному составу – сравнительно молодое учреждение. Чем была вызвана необходимость его создания?

Архив был открыт в марте 2001 года. Вы спросите, как обходились без него раньше? В советское время, как и сейчас, обязанность обеспечить сохранность документов по личному составу лежала на предприятии. Но, поскольку реорганизации, а тем более ликвидации предприятий были крайне редкими, документы по мере необходимости передавались в ведомственные архивы. В 1990-е годы в связи с закрытием или приватизацией многих крупных областных предприятий массив передаваемых документов увеличился в десятки раз, и в начале 2000-х вопрос об их хранении встал настолько остро, что возникла угроза утраты этих документов. Наш архив постоянно пополняется, потому что реорганизации и закрытия предприятий и учреждений происходят и сегодня. Например, в прошлом году был реорганизован Департамент образования области, ведомственный архив ликвидировали и большую часть документов передали на хранение в архив по личному составу.

Вообще в наш архив поступают документы ликвидированных областных организаций, а документы учреждений и организаций муниципального уровня – в муниципальные архивы. Например, на  территории города Вологоды существует муниципальный архив города Вологды. В районах работают архивные отделы при районных администрациях. В 2013 году произошла реорганизация  областного архива по личному составу путем присоединения к нему объединенного междуведомственного архива. У нас был одинаковый состав документов и одна специфика – мы занимались социально-правовыми запросами. Архивы находились в разных зданиях, территориально удаленных друг от друга – это было очень неудобно как для сотрудников архива, так и для посетителей. И вот в 2014 году нам выделили новое здание на ул. Маяковского, 30.

АрхивохранилищеГлавная цель архива по личному составу – сохранить сведения о месте работы и трудовом стаже граждан. Для чего это необходимо?

Наша основная задача – защита конституционных прав граждан в плане реализации их пенсионных прав. Мы подтверждаем стаж (общий и льготный) и зарплату. Размер пенсии, которую предстоит получать будущему пенсионеру, зависит от нашей справки. Хранящиеся у нас документы отражают  взаимоотношения «работодатель – работник». Это приказы по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении), лицевые счета, трудовые договоры, личные дела и личные карточки, квалификационные протоколы, документы по аттестации, тарификации, награждению, трудовые книжки, свидетельства об образовании и пр. В архиве более 160 тысяч единиц хранения, 292 фонда, и ежегодно мы выполняем более 5 тысяч запросов.

Как обратиться в архив по личному составу? Сколько времени уходит на подготовку справки?

Направить запрос можно по почте – и по обычной, и по электронной, можно прийти сюда лично. Сначала в столе справок выясняется, документы из какого фонда нужны – нужно понять, у нас ли они находятся. Если документы у нас, запрос регистрируется и ставится в очередь на исполнение. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов. Срок исполнения запроса по Закону об обращениях граждан составляет 1 месяц, но при определенных обстоятельствах разрешается продлять этот срок еще на месяц. На данный момент запрос выполняется в среднем 40 дней. Так называемые нефондовые справки готовятся за 3 – 5 дней: они выдаются в тех случаях, когда документов, подтверждающих стаж работы человека в организации в определенный период, нет на хранении в архиве. Бывает и так, что за справкой приходят не заранее, а буквально накануне выхода на пенсию. Это осложняет нашу работу, но мы стараемся сократить сроки исполнения запроса, чтобы время ожидания архивной справки не повлияло на сроки назначения пенсии. Запросы о подтверждении пенсии по инвалидности и запросы ветеранов ставятся в льготную очередь. Справки по запросам суда исполняются в течение 5 дней.

Можете ли вы дать конкретную рекомендацию тем, кто готовится к выходу на пенсию?

Отдел справок Областного архива по личному составуПримерно за полгода до выхода на пенсию нужно посетить отделение Пенсионного фонда. Обращаться туда раньше не имеет смысла: форма справки, законодательство и инструкции по оформлению документов время от времени изменяются. Заранее приходить в архив не нужно: может получится так, что для назначения пенсии необходима будет не та информация, которую вы затребовали, а какая-то иная. Нужна архивная справка или нет, и если нужна, то за какие именно годы, должен решить специалист ПФ. В конце 2013 года заключено соглашение с отделениями Пенсионного фонда по Вологде и Вологодской области об электронном межведомственном взаимодействии, и с начала этого года специалисты ПФ в случае необходимости сами отправляют в наш архив запросы по защищенному каналу связи ViPNet.

Какие еще нововведения появились в вашей работе?

В последнее время в архивной отрасли большое внимание уделяется повышению качества оказания услуг. Благодаря тому, что около 60% всех запросов мы теперь получаем по ViPNet, у нас существенно сократились очереди: сейчас вместо 20 человек приема ожидает один, максимум двое. Ускорить подготовку справки помогает информационная поисковая система – именной указатель. При вводе фамилии программа выдает поисковые данные документов – фонд, опись, номер дела, лист. Специалист архива сразу идет в определенное хранилище, к определенной полке, достает дело, которое нужно, и ему не надо листать опись.

За какой еще информацией, помимо подтверждения трудового стажа, обращаются в архив по личному составу?

Поиск документов в архивохранилищеПри устройстве на работу иногда требуется подтверждение документа об образовании. Часто бывает нужна информация о прохождении практики во время учебы, о производственных травмах. Кроме того, сейчас многие стали интересоваться историей своей семьи, участились запросы о трудовом прошлом представителей старшего поколения. У нас хранятся документы многих бывших градообразующих предприятий, на которых подолгу работало большое количество людей. Это, к примеру, Вологодский вагоноремонтный завод, завод «Электротехмаш», «Сухонское речное пароходство». Личные дела раньше были более эмоционально наполненными и содержали больше информации о человеке, нежели теперь: и характеристику, и автобиографию, и листок по учету кадров. В архиве представлены документы, начиная с 1929 года. Вообще срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, потом проводится экспертиза их ценности. Но по рекомендации Росархива сохраняются все документы до 1945 года, ряд из них мы сдаем в Государственный архив Вологодской области на вечное хранение. Это бесценный источник сведений о том, как жили люди в то время, и за каждым документом – чья-то судьба.

Архив переехал в новое здание – чем это удобно для сотрудников и для посетителей?

Более 10 лет, с момента создания архива, нам приходилось арендовать площади, документы каждый год прибывали, и места не хватало. Кроме того, архив – это специфическое учреждение, и не каждое помещение можно под него приспособить. Во-первых, оно должно быть большим по площади, во-вторых, перекрытия здания должны иметь запас прочности, потому что документы – это огромная масса, в-третьих, режим хранения документов требует затемненности и определенных температурно-влажностных условий. И вот в 2014 году, благодаря поддержке Правительства области и руководства Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия области, решился вопрос о предоставлении помещения архиву по личному составу. Здание на Маяковского, 30, хорошо тем, что его помещения не требуют капитальной переделки для приспособления под архивохранилище. То, что оно одноэтажное, тоже очень кстати: ведь большинство наших посетителей – люди либо предпенсионного возраста, либо выходящие на инвалидность.

Официальный сайт архива