10 марта архивисты России отмечают профессиональный праздник – День архивов.
Дата была установлена 5 марта 2003 года решением коллегии Федеральной архивной службы России. В этот день, 28 февраля (10 марта) 1720 года, Петр I подписал Генеральный регламент, в котором определил основы организации централизованной системы архивного дела в стране.
Муниципальный архив города Вологды образован постановлением Главы города Вологды от 19 октября 2006 года путем объединения Городского межведомственного архива по личному составу ликвидированных организаций и Городского ведомственного архива муниципальных образовательных учреждений. 17 января 2007 года учреждение зарегистрировали в Федеральной налоговой инспекции. Директором Муниципального архива города Вологды была назначена Ольга Бирюлина, имеющая большой опыт в сфере архивного дела. Ольга Юрьевна руководит учреждением и сегодня.
С июля 2011 года это муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Вологды» (МКУ «МАГВ»). Его ключевыми задачами стали – хранение, учет, комплектование и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, в том числе образовавшихся в процессе работы органов местного самоуправления г. Вологды, муниципальных организаций, юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность на основе договора, документов по личному составу и основной деятельности городских ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.
Учредителем МАГВ является Администрация города Вологды.
На начальном этапе деятельности архива документы находились в неприспособленных помещениях: пристройке к жилому дому, где в отопительный сезон температура достигала 30 градусов, а в дождливый летний период отмечалась высокая влажность, и в здании вечерней школы – стеллажи располагались в коридорах, а прием документов из-за отсутствия свободных помещений не вели. Благодаря финансовой помощи и поддержке Администрации г. Вологды, в ноябре 2008 года архив переехал в выделенное реконструированное здание по адресу: Вологда, ул. Гоголя, д. 13А, где находится и сегодня.
Новое здание оснащено системой видеонаблюдения, на входной группе установлен видеодомофон, запасные выходы укреплены железными дверями и роллетами усиленной защиты. Оборудованы хранилища, помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и реставрационных работ. Открыты помещения для использования документов – читальный зал, участок выдачи и учетно-информационных и поисковых систем. Кабинеты для работников оборудованы с учетом тех функций, которые выполняют сотрудники (кабинет главного хранителя, приемная граждан и другие).
Материально-техническое оснащение архива находится на качественном уровне. Все рабочие места в учреждении компьютеризированы, имеется локальная сеть. Архив укомплектован различного рода оборудованием: копировальной, печатной, сканирующей техникой, уничтожителями бумаг, станком архивного переплета документов, термопереплетчиком, станком для резки бумаги, всем тем, что обеспечивает оперативную и результативную работу.
В структуре архива три отдела: обеспечения сохранности и учета документов, ведомственных архивов и комплектования фондов, использования и публикации документов.
Отдел обеспечения сохранности и учета документов создает оптимальные условия для обеспечения сохранности документов и организует их учет, улучшает физическое состояние документов, ведет централизованный учет документов Архивного фонда РФ, находящихся на хранении в архиве, применяя в этих целях общероссийский программный комплекс «Архивный фонд» (версия 4.0.2). Кроме того, сотрудники отдела осуществляют реставрацию документов – с момента создания архива отреставрировано 9255 листов в 1863 ед. хр.
В МАГВ находятся восемь архивохранилищ, общая площадь которых составляет 578,1 квадратных метров. Протяженность стеллажных полок составляет 2365,5 пог. м, загруженность архивохранилищ – 80,6%. Все архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами, охранно-пожарной сигнализацией, вентиляцией, входы защищены противопожарными дверями. При помощи современного контрольно-измерительного прибора регулярно определяется температурно-влажностный режим – показания фиксируются в журнале.
На 1 января 2024 года в архиве сформировано 1285 фондов. В составе фондов МАГВ – 13 фондов органов местного самоуправления, 1032 фонда ликвидированных организаций, 234 фонда муниципальных организаций, 6 фондов личного происхождения. Всего в архиве хранится 105646 ед. хр., из них 24671 ед. хр. – постоянного хранения, 606 ед. хр. – личного происхождения, 80369 ед. хр. – личный состав. Хронологические рамки документов – 1923-2023 годы. В БД «Архивный фонд» введена информация о всех фондах и 24423 ед. хр.
Среди документов постоянного срока хранения имеются уставные документы, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и отчеты организаций по основным видам деятельности.
Основную часть единиц хранения составляют постановления и распоряжения Администрации города Вологды, решения Вологодской городской Думы, распоряжения и решения Комитета по управлению муниципальным имуществом города Вологды, регистрационные дела юридических лиц.
Сегодня большая часть документов, находящихся на хранении в архиве, представлена документами по личному составу. В комплекса данных документов входят как унифицированные формы кадровых документов (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки рабочих и служащих, документы по начислению заработной платы), так и специфические для данной организации (личные дела сотрудников, трудовые договоры, контракты, соглашения, списки работников с вредными условиями труда, документы о поощрениях, награждениях работников, о производственном травматизме).
Существенно дополнить официальную документацию позволяют личные архивы граждан, которые внесли большой вклад в развитие отдельных сфер жизни Вологды: заслуженного врача РСФСР, почетного гражданина г. Вологды Николая Турупанова; художника, директора детской художественной школы г. Вологды Юрия Баранова; преподавателя, художественного руководителя ансамбля народной песни «Веселый лоскуток» ГДК Вологды Ольги Захаровой и других.
Деятельность муниципального архива также направлена на повышение уровня архивного дела в организациях города Вологды. Специалисты отдела ведомственных архивов и комплектования фондов оказывают методическую помощь муниципальным учреждениям – источникам комплектования архива по вопросам организации ведомственных архивов, осуществляют контроль над соблюдением ими законодательных актов и нормативных документов в области делопроизводства и архивного дела, а также комплектуют архив документами постоянного хранения, документами держателей личных фондов.
За время работы МАГВ сотрудники отдела ведомственных архивов и комплектования фондов на базе архива и в муниципальных организациях города провели 131 семинар и 8973 консультации по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов.
На 1 января 2024 года в список организаций – источников комплектования архива включено 36 муниципальных организаций, в список граждан – источников комплектования – 6 держателей личных фондов. Среди источников комплектования архива - организации, документы которых всесторонне отражают общественную, политическую, экономическую, культурную и социальную жизнь нашего города, а также граждане, оказавшие влияние на развитие культуры, науки и других областей деятельности.
Работа, которая проводится с держателями личных фондов, особо интересна. Она разнообразна и многопланова: личные встречи, звонки и беседы, поздравительные открытки, направляемые в адрес фондообразователей, приглашение на архивные выставки, в том числе по документам личных архивов.
С 2007 года в архиве действует экспертно-методическая комиссия (ЭМК), которая рассматривает документы по делопроизводству и работе архивов муниципальных организаций, входящих в список источников комплектования архива, а также ликвидирующихся организаций. На 1 января 2024 года проведено 212 заседаний ЭМК.
Специалисты отдела являются также членами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента культуры Вологодской области и принимают активное участие в ее работе. Они занимаются рецензированием описей дел, представляемых архивными отделами администраций районов и округов Вологодской области, и других документов, поступающих на рассмотрение ЭПК.
Отдел использования и публикации документов ведет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив, исполняет запросы социально-правового и тематического характера, выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, составляет тематические картотеки, занимается написанием статей, организует документальные выставки к юбилейным и памятным датам, а также школьные тематические уроки.
За 16 лет существования архива состоялось 12 выставок, 98 школьных тематических уроков, написана 21 статья для печатных и электронных СМИ.
В рамках патриотического воспитания на выставки приглашаются учащиеся школ Вологды и студенты Вологодского колледжа связи и информационных технологий, обучающиеся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Открытия выставок завершаются обзорной экскурсией по архиву.
Сотрудники отдела также ведут работу по совершенствованию и развитию системы научно-справочного аппарата архива.
Благодаря труду архивистов сохраняется историческая память народа, запечатленная в документах, а тысячи людей имеют возможность подтвердить свои конституционные и социальные права. Для многих пенсионеров архив – единственный источник получения справок о трудовом стаже, заработной плате, поэтому в архиве уделяется пристальное внимание такому важнейшему направлению архивной работы, как исполнение социально-правовых запросов граждан и юридических лиц. За время существования архива исполнено 78644 запроса – в среднем в год цифра составляет 5478.
Несмотря на то, что по историческим меркам Муниципальный архив города Вологды совсем еще юный архив, работа по комплектованию, использованию и сохранению документов по истории родного города проделана большая. Но самая главная ценность в любом деле – это люди. Сотрудники архива имеют хорошую профессиональную подготовку по архивному делу, а самое главное – любовь к нему.
Ежегодно архив принимает участие в областной научно-практической конференции, проводимой государственной архивной службой области по актуальным вопросам развития архивного дела. В 2009 году на базе архива прошел семинар руководителей, специалистов государственной и муниципальной архивной службы Вологодской области, а также состоялось заседание научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа.
По итогам областного конкурса 2013 года Муниципальный архив г. Вологды награжден дипломом победителя в номинации «Лучший муниципальный архив». За достижения в организации учета документов Архивного фонда области, высокий уровень организации оказания информационных услуг гражданам, добросовестное выполнение функций и задач, стоящих перед учреждением, он не раз награждался почетными грамотами, благодарственными письмами архивной службы Вологодской области, Вологодской городской Думы, главы, а также мэра г. Вологды.
Скромен и незаметен большей своей частью труд архивных работников, но очень важен для общества и будущих поколений, для сохранения истории – правдивой, основанной только на документальных фактах. «Единственный наш долг перед историей – сохранить ее», – в этом глубоко убеждены архивисты Муниципального архива города Вологды.
Теги: архив, архив города вологды
