Приоритетной задачей учреждения является социально-правовая защита интересов граждан.
КАУ ВО «Областной архив по личному составу» оказывает услуги гражданам и организациям по исполнению запросов следующих категорий:
- социально-правового характера
- тематических
ПОРЯДОК ПРИЕМА ЗАПРОСОВ
Граждане (или организации) вправе подать запросы:
- по почте;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте на электронный адрес vologda-als@mail.ru;
- через Интернет-портал архивной службы Вологодской области;
- через информационную систему «Платформы государственных сервисов» на Едином портале государственных и муниципальных услуг;
- на личном приеме в столе справок архива (в этом случае можно воспользоваться анкетами-заявлениями установленной формы, включающей в себя согласие на обработку персональных данных).
При подаче запросов в произвольной (свободной) форме необходимо указывать:
- фамилию, имя и отчество гражданина/наименование юридического лица на бланке учреждения при обращении организации;
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- тему запроса (запрашиваемую информацию);
- дату или хронологический период факта, события, о котором запрашивается информация.
В зависимости от вида запросов необходимо указывать:
- в запросе о получении образования - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
- в запросе о трудовом стаже - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, дата увольнения;
- в запросе о награждении ведомственными наградами - название награды, дата награждения, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчиненность;
- а также иные сведения, позволяющие осуществить поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены копии документов, связанные с темой запроса.
ЗАПРОСЫ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и международными обязательствами Российской Федерации, к данной категории относятся:
- запросы о трудовом стаже
- запросы о льготном трудовом стаже (о работе в тяжелых и вредных условиях труда)
- запросы о размере заработной платы
- запросы о несчастном случае на производстве
- запросы о получении образования
- запросы о награждении ведомственными наградами
- запросы о переименованиях и реорганизациях предприятий (в целях пенсионного обеспечения гражданина)
Запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.
ВАЖНО! Запросы, аналогичные по содержанию запросам социально-правового характера (например, запросы о трудовой деятельности предков, их наградах), подаваемые не в целях социальной защиты граждан, их пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций, относятся к тематическим запросам и исполняются платно.
Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
ТЕМАТИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ - это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, к данной категории относятся:
- запросы о составе документов архива
- запросы биографические (о жизни и деятельности конкретного лица)
- запросы о предоставлении информации об иных проблемах, темах, событиях, фактах
ВАЖНО! Архив не занимается полномасштабными научными исследованиями по заказам пользователей, а на основе имеющихся документов выявляет, подтверждает, уточняет, дополняет или опровергает конкретные интересующие заявителя факты.
Тематические запросы исполняются в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора).
Срок исполнения тематического запроса согласовывается с заявителем.
Учет заявителей ведется по установленной форме.
Все запросы регистрируются в БД «Регистрация запросов», рассматриваются и исполняются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утверждены приказом Министерства культуры РФ № 24 от 02.03.2020).
Ответы на запросы оформляются в форме архивных справок по утвержденной форме и отсылаются заявителю почтой или при личном обращении. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
